Binnenkort ook out-of-office? Vergeet dan niet je afwezigheidsassistent in te schakelen voor je mailbox. Onderstaande tips zorgen er in ieder geval voor dat je met een gerust hart de deur van kantoor achter je kan dicht trekken.
1. Communiceer vooraf je vakantie
Kondig ruim vooraf aan dat je met vakantie gaat door in je e-mailhandtekening je vakantie-planning op te nemen. Zo weten de personen waar je regelmatig mee communiceert dat ze best niet wachten met hun vraag te stellen of te antwoorden op je mail.
2. Stel niet uit
Meestal is het laatste wat we doen voor we onze pc uitzetten en op vakantie vertrekken, onze out-of-office instellen. Op dat moment ontbreekt de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out of office-tekst. Het is dus een goed idee om deze al ruim vooraf aan te zetten met een begin- en einddatum. Zo voorkom je last-minute stress door allerlei taken die je op het laatste moment nog moet afhandelen.
3. Persoonlijk en positief
Ook aan een automatisch antwoord kan je een persoonlijke toets geven. Laat weten waarom je afwezig bent en hoelang. Voor je klant is het een groot verschil of dat 1 dag is of 14 dagen. Verwijs hen eventueel door naar een collega en zet meteen zijn/haar naam en rechtstreeks telefoonnummer of e-mailadres in je bericht.
4. Bereikbaar of niet?
Ga je volledig offline tijdens je vakantie? Zet dan duidelijk in je automatisch bericht dat je je mail niet leest tijdens die periode. Omdat je tegenwoordig overal je e-mail kan lezen, gaan mensen er vaak vanuit dat je dringende zaken toch zal beantwoorden.
5. Plan je terugkomst
Verleng fictief je vakantie met 1 of 2 dagen door je out-of-office een dag voor je vertrek al in te schakelen en een dag na je terugkomst pas uit te schakelen. Op deze manier vermijd je last-minute vragen en gun je jezelf tijd om je in alle rust voor te bereiden op je vakantie.
Hou ook na je vakantie de eerste dag vrij in je agenda om je mailbox en je post bij te werken.
Het enige wat me nu nog rest is je een prettige vakantie te wensen!
Interessant artikel? Deel het met je netwerk, je doet hen en ons er een enorm plezier mee.
PS: Geen begin- en einddatum ingesteld? Vergeet dan niet je afwezigheidsassistent naar huis te sturen na je vakantie! 😉
Download hier het stappenplan om in Outlook je out-of-office in te stellen.